Une entreprise de nettoyage dont le site et les outils ne font qu’un.

CCB CleanCare est une entreprise de nettoyage locale basée à Ostermundigen, active à Berne, à Bienne et dans le Seeland. Elle nettoie des bureaux et des entreprises, des immeubles pour des régies, des appartements en fin de bail et des logements privés. Elle est dirigée par deux personnes qui suivent de près chaque intervention et l’équipe qui la réalise.

• Les prix dépendent de la situation. Un appartement en fin de bail n’a rien à voir avec un bureau nettoyé chaque semaine. Une liste de prix ne suffit pas.
• Deux langues, une seule région. Les clients écrivent en français ou en allemand, parfois les deux au sein de la même régie.
• Une promesse à tenir. L’entreprise s’engage à fournir une offre écrite avant toute intervention. Cela ne fonctionne que si les demandes arrivent complètes et que les devis partent vite.
• Une petite équipe. Chaque ressaisie, c’était du temps pris sur les interventions elles-mêmes.

Le site public. Chaque page en français et en allemand : services, prix et estimation, réalisations, à propos, carrière et demande d’offre exacte. La page des réalisations ne montre que des photos prises lors de vraies interventions, et le dit quand une photo manque plutôt que de la remplacer.

Le dossier client. Après une demande, le client reçoit un lien privé. Il y voit sa demande, accepte ou refuse l’offre, envoie un message et ajoute des photos, sans créer de compte.

La gestion. Un seul système pour les clients, les devis, les factures, le planning, les interventions et l’équipe, avec un espace mobile pour les personnes sur place.

Un visiteur qui ne sait pas combien coûtera un nettoyage répond à quelques questions et obtient une estimation indicative, sans compte et sans que rien ne soit envoyé pendant qu’il explore. S’il veut une réponse ferme, le formulaire demande le type de prestation, la fréquence et le type de client, c’est-à-dire ce dont CCB a besoin pour rédiger l’offre. L’échange se poursuit ensuite dans le dossier client plutôt que dans des e-mails éparpillés.

Les personnes qui veulent travailler pour CCB postulent depuis la page carrière, et l’équipe est prévenue par e-mail.

Dans le système de gestion, clients, offres, planning, interventions et factures reposent sur un même modèle de données. Une information saisie une fois est réutilisée tout au long de la chaîne. Les documents comme les devis, les factures et les certificats de remise sont générés à partir de ces données. Des règles d’accès définissent qui peut voir et modifier quoi.

Le site public est statique et rapide, servi depuis un réseau mondial. Le dossier client et les outils internes reposent sur une base de données gérée.

Le site est en ligne sur ccbcleancare.ch. Le dossier client et les outils internes sont en service. La prochaine version du système de gestion se construit sur la base de l’actuelle, sans changer ce que voient les clients.

Nous ne publions pas de chiffres pour ce projet. Tout ce qui est public peut être vérifié sur le site en ligne.

• Une chaîne, pas des livrables séparés. Le site, le dossier client et les outils de gestion ont été conçus pour se rejoindre.
• Une promesse publique tenue par les outils. « Une offre écrite avant toute intervention » est possible parce que le système la rend rapide.
• Fait pour avancer. La prochaine version se développe pendant que l’actuelle fait tourner l’entreprise.

Voir aussi : sites web pour PME, portails clients, systèmes métier et automatisation.